Le combat de la gestion du temps et des priorités
L’humain dans sa fonction primaire est un batailleur né pour survivre aux menaces qui pourraient mettre fin à son existence.
Ceci explique en partie pourquoi les gens donnent généralement la priorité aux « to do », aux « tâches », dont le délai est le plus menaçant pour eux, car ils sont en survie émotionnelle constamment.
Ils le font, même s’ils savent fort bien que, dans la plupart des cas, ce n’est pas la bonne chose à faire. Ce n’est que plus tard que les constats arrivent et que le cycle des fausses urgences recommence.
Les conséquences des fausses urgences sur la gestion du temps
Les fausses urgences sont de mauvais choix qui ont des conséquences directes : la culpabilité, la honte, la peur, les menaces (réelles et irréelles). Tout ceci contribue à créer encore plus cette impression d’état de survie et génère un stress immense à la personne et son entourage.
Par la suite, vous n’aurez d’autres choix que d’emprunter la route des excuses, des délais, des justifications : une route cabossée qui se termine toujours en cul-de-sac. Cette route vous obligera à rebrousser chemin, à refaire vos plans, à trouver de nouveaux budgets, à expliquer aux clients vos problèmes. Votre route de vie devient ainsi de plus en plus cahoteuse.
Êtes-vous touché personnellement par ce cycle infernal des priorités toujours urgentes?
Est-ce que l’organisation pour laquelle vous consacrez un grand nombre d’heures de votre vie est affectée par cela? Avez-vous l’impression que les mêmes erreurs ne cessent de revenir malgré les bonnes intentions, réunions et nouveaux plans?
Dans cet article, je vous suggère quelques pistes de travail pour vous aider à être plus « focus » dans la gestion de vos priorités. Il n’y a pas de méthode miracle et rien n’est parfait. Agissez et mettez en œuvre des stratégies faciles à mettre en place en premier et qui vous permettront de progresser un pas à la fois.
Comment mieux gérer vos priorités?
- Définissez qu’est-ce qu’une urgence (911) dans votre emploi.
- Établissez vos rôles prioritaires dans vos fonctions et établissez un pourcentage de temps que vous devriez y consacrer.
- Anticipez les obstacles qui vous empêcheront de réaliser celle-ci.
- Priorisez les temps de la journée où vous êtes à haut niveau de concentration et d’énergie pour maximiser vos tâches complexes ou rencontres stratégiques.
- Isolez les éléments à haut niveau d’impact des tâches importantes et non urgentes.
- Quand vous inscrivez un rendez-vous ou une tâche à votre agenda, inscrivez un niveau de priorité (ex. : entre 1 très haut et 5 très faible) cela vous aidera à accepter, reporter ou refuser.
- Prévoyez un moment dans votre semaine ou mois pour vider les « to do » inévitables, mais non urgents.
Donnez-vous des temps de réflexion:
- 15 minutes/jour (visualisation/priorités)
- 60 minutes/semaine (enjeux/priorités)
- 90 minutes/mois (orientations/enjeux)
- 1 journée/3 mois (retour à soi)
- Prendre des notes pour se souvenir de vos réflexions
Rappelez-vous que les différents outils sont utiles et très importants pour vous faciliter la vie, mais c’est vous qui êtes le commandant de ceux-ci. Le suivi lui-même prend du temps et de la volonté.
Faites des pauses régulières, entre vos rencontres. Bougez votre corps, si vous êtes trop longtemps assis. Prenez des moments durant la journée pour faire de la relaxation, de la méditation, de la cohérence cardiaque. N’attendez pas uniquement le soir venu.
En conclusion
Le nombre d’échéances et de décisions auxquelles nous sommes confrontés dans la vie moderne est très exigeant. Juxtaposées à la nature profonde de l’être humain, elles rendent ce combat quasi universel.
Et si on en parlait plus souvent dans nos équipes?
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Nous sommes impatients d’en parler à vos équipes.
Richard Roy
